Rúben Lino, Maintenance Manager @SISCOG | 6 min leitura
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AVISO: Este artigo é uma reflexão pessoal sobre os desafios diários de delegar trabalho e não pretende ser a única fonte de verdade nem um guia. O seu objetivo é incentivar os leitores a refletirem sobre o tema e a explorarem as mudanças que poderiam aumentar a produtividade e melhorar o bem-estar pessoal.
DELEGAR NÃO É ALGO NATURAL – EU INCLUÍDO
Muitas vezes, dou por mim sobrecarregado com a quantidade de trabalho, as tarefas em atraso, os prazos falhados e os compromissos não cumpridos.
Podemos, sem dúvida, analisar estes desafios sob diferentes perspetivas, como a gestão do tempo, a definição de prioridades, as ferramentas de produtividade, os métodos de trabalho, o bem-estar pessoal e, claro, a delegação.
Há pessoas com um instinto inato de liderança e para quem é, ou parece ser, fácil dominar a arte da delegação, escalá-la em múltiplos níveis e alcançar o sucesso no final do dia.
Todos conhecemos grandes líderes – desde executivos de topo a chefes de Estado, passando por líderes de movimentos culturais, ideológicos, religiosos ou de outras naturezas – reconhecidos pela sua capacidade de delegar e de concretizar objetivos. Mas a verdade é que a delegação existe (quase) em todo o lado, desde grandes empresas até pequenos lares.
Delegar é uma arte, e dominá-la não é tarefa fácil.
EXEMPLOS DE DELEGAÇÃO DE TRABALHO
Para compreender melhor como é a delegação aplicada em diversas áreas, vamos explorar alguns exemplos em diferentes contextos.
Orquestra
Um maestro é responsável por proporcionar uma execução sinfónica impecável e consegue isso delegando responsabilidades a diferentes elementos-chave:
- Chefe de Palco: Supervisiona a disposição das cadeiras, estantes e instrumentos, garantindo a acústica adequada e a correta organização do palco.
- Maestros Assistentes: Apoiam o maestro principal, conduzindo ensaios na sua ausência ou focando-se em secções específicas.
- Músicos: Têm a responsabilidade de aprender as suas partes da partitura, praticar individualmente e contribuir com a sua experiência para o conjunto.
Vida familiar
Os pais coordenam frequentemente as atividades das crianças em casa e podem delegar responsabilidades para garantir que tudo funciona sem problemas:
- Filho mais velho: Fica encarregado de tarefas como levar o lixo, cortar a relva e ajudar os irmãos mais novos com os trabalhos de casa.
- Filho mais novo: Assume tarefas mais simples, como pôr a mesa, alimentar os animais de estimação ou arrumar os brinquedos.
Planeamento de eventos
Um organizador de casamentos gere um grande evento delegando tarefas a vários membros da equipa:
- Assistentes: Tratam da comunicação com fornecedores, incluindo catering e floristas.
- Equipa de trabalho: Responsável pela montagem e decoração.
- DJ: Encarregado de gerir o alinhamento do entretenimento.
Desenvolvimento de software
Um Product Owner numa equipa ágil coordena o lançamento de uma nova funcionalidade, delegando tarefas a:
- Programadores: Dividem o desenvolvimento da funcionalidade ao longo dos sprints.
- Designer UX: Responsável pela pesquisa de utilizadores.
- Especialistas em QA: Asseguram a fase de testes.
Resultado: O Product Owner garante que a funcionalidade está alinhada com as user stories e os objetivos do negócio.
A delegação existe em (quase) todo o lado: desde grandes empresas até pequenos lares.
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O QUE DIZEM OS GRANDES LÍDERES SOBRE A DELEGAÇÃO?
Ao longo da história, alguns dos líderes e pensadores mais influentes destacaram a importância da delegação como motor de crescimento, inovação e impacto. Aqui ficam algumas visões de líderes reconhecidos sobre o tema:
- “Se queres realmente crescer como empreendedor, tens de aprender a delegar”. – Richard Branson
- "Não faz sentido contratar pessoas inteligentes e dizer-lhes o que fazer; contratamos pessoas inteligentes para que elas nos digam o que fazer.” – Steve Jobs
- Se queres fazer algumas pequenas coisas bem, faz tu mesmo. Se queres alcançar grandes feitos e causar um grande impacto, aprende a delegar." – John C. Maxwell
- "Nenhum homem construirá um grande negócio se quiser fazer tudo sozinho ou ficar com todo o crédito." – Andrew Carnegie
- "A liderança consiste em tornar os outros melhores graças à tua presença e garantir que esse impacto perdura na tua ausência." – Sheryl Sandberg
- "O melhor executivo é aquele que tem discernimento para escolher boas pessoas para fazer o que precisa ser feito e autocontrolo suficiente para não interferir enquanto elas fazem o seu trabalho." – Theodore Roosevelt
POR QUE É QUE TENHO DIFICULDADE EM DELEGAR TRABALHO, TAREFAS E OUTRAS RESPONSABILIDADES?
Para aqueles de nós que, como eu, não somos "delegadores" inatos, podem existir várias barreiras psicológicas em jogo:
- Falta de confiança: Dúvidas sobre a capacidade, fiabilidade ou compromisso dos membros da equipa para entregar resultados; medo do impacto dos erros dos outros.
- Medo de perder o controlo: Delegar pode parecer uma forma de abdicar do controlo, o que pode gerar ansiedade e o receio de ficar de fora das decisões críticas.
- Perfeccionismo: A crença de que só eu posso fazer o trabalho conforme os meus padrões exatos.
- Limitações de tempo: Explicar tarefas, formar membros da equipa e monitorizar o progresso leva tempo. Às vezes sinto que é mais rápido fazer o trabalho eu mesmo do que investir no processo de delegação.
- Barreiras culturais ou organizacionais: Problemas como competências inadequadas da equipa, tendências para a microgestão ou experiências anteriores com a delegação negativas podem também desempenhar aqui um papel.
Esta lista poderia facilmente ser expandida para incluir outros fatores.
MAS O QUE PODE FAZER POR MIM UMA BOA DELEGAÇÃO?
1. Aumentar a Produtividade e Eficiência
- Focar nas Tarefas de Maior Valor: Delegar tarefas rotineiras ou que consomem muito tempo permite concentrar-me em atividades estratégicas que estão alinhadas com as minhas responsabilidades principais.
- Alcançar Mais: Ao aproveitar as competências e o tempo dos outros, consigo realizar mais coletivamente do que faria sozinho.
2. Melhorar o Desempenho da Equipa
- Aproveitar as Forças Individuais e da Equipa: Os membros da equipa trazem competências e perspetivas diversas, o que resulta frequentemente em melhores resultados.
- Fomentar a Colaboração: A delegação incentiva o trabalho em equipa e assegura que todos contribuem para os objetivos comuns.
3. Reduzir o Stress e Prevenir o Burnout
- Aliviar a Carga: Partilhar responsabilidades ajuda a reduzir a carga de trabalho e a pressão para tentar fazer tudo sozinho.
- Equilibrar a Carga de Trabalho: Delegar ajuda a evitar a sobrecarga, a qual pode conduzir a erros e cansaço.
4. Desenvolver a Equipa
- Capacitar os Outros: Dar aos membros da equipa oportunidades para assumir novas tarefas aumenta a sua confiança e competências.
- Preparar Futuros Líderes: A delegação é uma forma poderosa de preparar sucessores e criar uma equipa autossuficiente.
5. Criar Confiança e Moral
- Mostrar Confiança: Delegar sinaliza que confio nas capacidades da minha equipa, o que eleva a moral e o envolvimento.
- Incentivar o Sentido de Responsabilidade: Quando as pessoas sentem que têm responsabilidade pelas tarefas, tornam-se mais motivadas e comprometidas em alcançar grandes resultados.
6. Alcançar um Melhor Equilíbrio entre Vida Profissional e Pessoal
- Recuperar Tempo: A delegação permite afastar-me dos detalhes operacionais e manter um equilíbrio mais saudável entre o trabalho e a vida pessoal.
- Criar Espaço para o Crescimento: Com uma carga de trabalho menor, posso focar-me em oportunidades de desenvolvimento.
7. Melhorar a Tomada de Decisão
- Obter Novas Perspetivas: Os membros da equipa podem fornecer ideias e soluções novas que talvez eu não tivesse considerado.
- Descentralizar Decisões: Delegar autoridade em outros pode acelerar os processos de tomada de decisão e reduzir pontos de estrangulamento.
8. Aumentar a Eficácia da Liderança
- Liderar de Forma Estratégica: A delegação liberta-me para me concentrar na definição da visão, no planeamento e na liderança eficaz da minha equipa.
- Demonstrar Confiança: Uma delegação bem-sucedida demonstra que confio na equipa e na capacidade de empoderar outros membros da equipa.
9. Aumentar a Resiliência Organizacional
- Distribuir Conhecimento: Quando as tarefas não dependem exclusivamente de mim, a equipa consegue continuar a tranquilamente, mesmo na minha ausência.
- Reduzir Estrangulamentos: A delegação evita que eu me torne o único ponto de falha nos processos.
E AGORA?
Escrever este artigo de blog foi uma reflexão pessoal sobre as minhas experiências e desafios, não um julgamento sobre o trabalho ou comportamento de outras pessoas. Trata-se de explorar as nuances da delegação e em como dominar esta habilidade pode beneficiar não só a mim, mas também a empresa ou a comunidade como um todo.
Reconhecer que a delegação não é algo natural para todos foi uma perceção importante e reveladora. No entanto, é também um convite à ação. Ao abrir o diálogo, podemos aprender com as experiências e estratégias uns dos outros, descobrindo formas de delegar de forma eficaz, sem perder o controlo ou comprometer os nossos padrões.
A delegação é uma arte e, como qualquer arte, melhora com a prática, o feedback e a vontade para tentar novas abordagens.
Vamos continuar a conversa e encontrar maneiras de fazer a delegação funcionar para todos nós, individualmente e coletivamente.